Kinerja
Organisasi
Faktor kritis
yang berkaitan dengan keberhasilan jangka panjang organisasi adalah
kemampuannya untuk mengukur seberapa baik karyawan-karyawannya
berkarya dan menggunakan informasi tersebut guna memastikan bahwa
pelaksanaan tugas dan fungsi memenuhi standar-standar yang telah ada
sekarang dan akan terus meningkat sepanjang waktu. Penilaian kinerja
adalah alat yang bermanfaat tidak hanya untuk mengevaluasi kerja para
karyawan, tetapi juga untuk mengembangkan dan memotivasi karyawan
untuk dapat meningkatkan kinerjanya. Namun demikian, pada sisi lain,
penilaian kinerja dapat menjadi sumber kerisauan dan frustasi bagi
manajer dan karyawan. Terjadinya fenomena tersebut dikarenakan kerap
disebabkan oleh ketidakpastian-ketidakpastian dan ambiquitas di
seputar sistem penilaian kinerja. Artinya, penilaian kinerja dapat
dianggap sebagai alat untuk mengevaluasi individu-individu memenuhi
standar-standar kinerja yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja
dapat pula menjadi cara untuk membantu individu-individu mengelola
kinerja mereka (Simamora, 1997).
Kinerja dapat dilihat dan berbagai
sudut pandang, tergantung kepada tujuan masing-masing organisasi dan
juga tergantung pada bentuk organisasi itu sendiri (misalnya,
organisasi publik, swasta, bisnis, sosial atau keagamaan) mempunyai
metode dan pendekatan dalam melakukan evaluasi dan penilaian kinerja
organisasinya. Kinerja sening dihubungkan dengan tingkat
produktivitas yang menunjukkan risiko input dan output dalam
organisasi, bahkan dapat dilihat dan sudut performans dengan
memberikan penekanan pada nilai efisiensi dan efektifitas yang
dikaitkan dengan kualitas output yang dihasilkan oleh para pegawai
berdasarkan berapa standar yang telah ditetapkan sebelumnya oleb
organisasi yang bersangkutan (Gomes, 1999).
Penilalan Kinerja
Semua organisasi memiliki
sarana-sarana formal dan informal untuk menilai kinerja personilinya.
Penilaian kinerja dapat didefinisikan sebagai prosedur yang meliputi;
(1) penetapan strandar kerja, (2) penilaian kinerja aktual personal
dalam hubungannya dengan standar-standar yang telah ditetapkan
organisasi, dan (3) untuk memberikan umpan balik kepada karyawan
dengan tujuan memotivasi setiap perosnal tersebut untuk menghilangkan
atau menghidari penurunan kinerja sehingga kinerja personal dalam
organisasi terus meningkat (Dessler, 1997).
Penilaian kinerja adalah tentang
kinerja karyawan dan akuntabilitas. Dalam dunia yang bersaing secara
global, semua organisasi menuntut kinerja organisasinya yang tinggi.
Sehingga dengan, karyawan-karyawan membutuhkan umpan balik atas
kinerja mereka sebagai pedoman perilakunya di masa depan. Penilaian
kinerja pada prinsipnya mencakup berbagai aspek kualitatif maupun
kuantitatif dalam pelaksanaan pekerjaan. Penilaian kinerja merupakan
salah satu fungsi mendasar personalia, yang kadang disebut juga
dengan teknik kinerja, penilaian karyawan, evaluasi kinerja, evaluasi
karyawan, atau penentuan peringkat personalia. Semua organisasi
kemungkinan mengevaluasi atau menilai kinerja dalam beberapa cara.
Pada organisasi yang kecil, evaluasi ini mungkin sifatnya informal.
Di dalam organisasi yang besar, evaluasi atau penilaian kerja
kemungkinan besar merupakan prosedur yang sistematik dimana kinerja
sesungguhnya dan semua karyawan, manajemen profesional, teknisi,
penjualan dan klerikal dinilai secara formal (Simamora, 1997).
Penilaian
Kinerja Secara Formal
Penilaian pelaksanaan pekerjaan
perlu dilakukan secara formal berdasarkan serangkaian kriteria yang
ditetapkan secara rasional serta diterapkan secara obyektif serta
didokumentasikan secara sistematik. Hanya dengan demikian dua
kepentingan utama yang telah disinggung di muka dapat dipenuhi. Hal
ini perlu ditekankan karena tidak sedikit manajer yang beranggapan
bahwa pelaksanaan penilaian prestasi kerja secara formal oleh
bagian-bagian kepegawaian sebenarnya tidak diperlukan dan bahkan
dipandang sebagai gangguan terhadap pelaksanaan kegiatan operasional.
Artinya, banyak manajer yang berpendapat bahwa penilaian prestasi
kerja para bawahan cukup diserahkan kepada atasan langsung
masing-masing pegawai dan penilaian pun dilakukan secara informal
saja. Argumentasi para manajer tersebut dikarena para manajer
tersebut yang sehari-hani membimbing dan mengawasi para bawahannya
dalam pelaksanaan tugas masing-masing, para manajer tersebu pulalah
yang paling kompeten melakukan penilaian (Siagian, 1998).
Manfaat yang mendasar dan
penilaian kinerja yang sistematis adalah bahwa penilaian dapat
menghasilkan informasi yang sangat membantu pengambil keputusan dan
pelaksanaannya tentang masalah-masalah, seperti promosi, kenaikan
gaji, pemberhentian, dan mutasi. Penilaian tersebut menyajikan
informasi sebelum dibutuhkan sehingga menghindarkan keputusan yang
tiba-tiba jika harus diambil suatu keputusan. Jika keputusan diambil
secara sistematik, maka proses pengambilannya pastilah tidak akan
terlalu dipengaruhi oleh peristiwa-peristiwa yang baru terjadi atau
oleh hal-hal yang melintas dalam ingatan penilai. Manfaat lain dari
pemikiran secara formal adalah dapat merangsang dan membimbing
pengembangan karyawan. Suatu program penilaian memberikan informasi
dalam bentuk yang dapat dikomunikasikan kepada karyawan (Flippo,
1996).
Performan pegawai dipengaruhi oleh
motivasi dan kemampuan pegawai, dan juga kesempatan dan kejelasan
tujuan kinerja yang diberikan oleh organisasi kepada seorang pegawai.
Masing-masing aktor mempunyai peranan tertentu yang bisa mempengaruhi
upaya perbaikan produktivitas. Banyak organisasi yang menggalakkan
suatu kombinasi kinerja formal dan informal. Penilaian paling sering
digunakan sebagai evaluasi primer. Kendatipun demikian, penilaian
informal adalah paling membantu untuk umpan balik kinerja yang paling
sering. Penilaian informal hendaknya tidak menggantikan evaluasi
kinerja formal. Penilaian kinerja formal biasanya berlangsung pada
periode waktu tertentu, lazimnya sekali atau dua kali setahun.
Penilaian formal paling sering dibutuhkan oleh organisasi guna
mengevaluasi kinerja karyawan (Simamora, 1997).
Penilaian
Kinerja Secara Informal
Penilaian kinerja dapat saja
terjadi manakala penilai merasa dibutuhkannya. Sebagal contoh, jika
seorang karyawan secara konsisten memenuhi atau melebihi
standar-standar, penilaian kinerja informal mungkin dibutuhkan untuk
mengakui kenyataan tersebut. Diskusi-diskusi tentang kinerja dapat
berlangsung di bermacam-macam tempat di dalam organisasi, mulai dan
kantor manajer hingga ke kafetaria (Simamora, 1997).
Atasan langsung
dan para pegawai yang dinilai itu tidak mempunyai peranan sama sekali
dalam proses penilaian prestasi kerja para pegawai. Bahkan praktek
kepegawaian yang lumrah terjadi ialah bahwa para atasan langsung yang
memang bertanggung jawab melakukan penilaian yang sifatnya informal
yang berlangsung terus menerus. Akan tetapi penilaian informal yang
mereka lakukan harus memenuhi persyaratan obyektifitas dan
keteraturan berdasarkan pola dan kebijaksanaan yang ditentukan bagi
seluruh oleh bagian organisasi dan pada semua pegawai (Siagian,
1998).
Penilaian karyawan atas kinerja,
kadang-kadang digunakan masalah yang mendasar dan penilaian ini
adalah bahwa karyawan atau pegawai bisa menilai diri mereka sendiri
lebih tinggi dan pada mereka dinilai oleh tim penilai secara pformal
atau rekan kerja. Tim penilai yang menuntut penilaian, hendaknya
mengetahui bahwa penilaian mereka dan penilaian pegawai dapat
menimbulkan perbedaan yang menonjol dan standar yang digunakan secara
formal. Apabila pegawai tidak dituntut dalam penilaian secara formal
maka mereka akan menilai sesuai dengan yang ada dalam pikiran mereka
sendiri, dan biasanya nilai yang mereka berikan lehih tinggi dan
standar penilaian secara formal (Dessler, 1997).
Dengan demikian jelas bahwa dalam
melakukan penilaian atas prestasi kerja para pegawai harus terdapat
interaksi positif dan kontinyu antara para pejabat pimpinan dan
bagian kepegawaian. Interaksi positif tersebut tidak hanya menjamin
persyaratan obyektifitas dan pendokumentasian yang rapi, akan tetapi
juga memuaskan bagi para pegawai yang dinilai yang pada gilirannya
menumbuhkan loyalitas dan kegairahan kerja karena mereka merasa
memperoleh perlakuan yang adil. Telah diketahui bahwa merasa
diperlakukan dengan adil merupakan salah sam prinsip manajemen sumber
daya manusia yang sangat fundamental sifatnya dan karenanya hams
dipegang teguh. Dalam praktek, interaksi positif dimaksud melibatkan
tiga pihak, yaitu bagian kepegawaian, atasan langsung dan pegawai
yang dinilai. Bentuk interaksi itu adalah sebagai berikut: Ketiga
pihak yang terlibat harus memahami bahwa penilaian prestasi kerja
merupakan suatu sistem yang bukan saja harus efektif melainkan juga
diterima oleh pihak-pihak yang berkepentingan (Siagian, 1998).
Metode Penilaian Kinerja
Menyadari
betapa penting dan besarnya kegunaan penilaian kinerja, banyak metode
dibuat. Yang perlu diketahui bahwa tidak ada satupun metode yang
benar-benar sempurna. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan
masing-masing. Werther dan Davis (1996) membagi metode-metode
penilaian kinerja kedalam dua kelompok besar, yaitu metode penilaian
yang berorientasi ke masa lalu (Past
oriented appraisal method)
dan yang berorientasi pada masa depan (Future
oriented appraisal method).
Pendekatan
yang berorientasi ke masa lalu memiliki keuntungan dalam menilai
kinerja pada masa lalu dan karyawan dapat memperoleh umpan balik yang
dapat memberikan dorongan untuk meningkatkan kinerjanya. Kelemahannya
adalah kinerja yang sudah terjadi di masa lalu tidak dapat diubah
lagi. Metode-metode
yang berorientasi pada masa lalu adalah sebagai berikut:
- Skala Pemeringkatan (Rating scale). Merupakan cara yang paling lama dan yang paling banyak digunakan. Metode ini diterapkan dengan menyediakan evaluasi subyektif bagi kinerja individu dalam bentuk skala rendah ke tinggi atau sebaliknya.
- Daftar periksa (Checklist). Metode ini menghendaki penilai untuk menyeleksi pernyataan yang menggambarkan kinerja dan karakteristik karyawan.
- Metode penilaian terbatas (Forced choice method). Metode ini menghendaki penilai untuk memilih sata dan pernyataan yang paling sesuai dengan karyawan yang sedang dinilai.
- Metode kejadian kritis (Critical incident method). Metode ini menghendaki penilai untuk mencatat pertanyaan yang menggambarkan perilaku baik buruknya karyawan dihubungkan dengan kinerja mereka.
- Pencatatan kecakapan (Accoplishment record). Penilaian metode dilakukan dengan memperhatikan ketatan tentang kecakapan kerja karyawan yang terkait dengan aktivitas kerjanya.
- Skala peringkat berdasarkan perilaku kerja (Behaviourally anchored rating scale/BARS). Merupakan penerapan beberapa metode penilaian secara bertahap untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pekerjaan tertentu, dihubungkan dengan perilaku individu.
- Metode pengulasan kembali dan informasi lapangan (Field review method). Metode ini memberikan standarisasi yang lebih besar dalam hal pengulasan kembali (review). Dalam metode ini, pakar sumberdaya manusia turun ke lapangan mendampingi para penilai dan mencari informasi tentang kinerja karyawan pada penilai terkait.
- Tes kinerja dan observasi (Performance test and evaluation). Metode ini diterapkan bila jumlah pekerjaan terbatas dan dilakukan berdasankan tes pengetahuan dan keterampilan.
- Pendekatan evaluasi komparatif (Comparative evaluation approaches). Merupakan kumpulan dan metode-metode berbeda yang membandingkan kinerja karyawan secara berpasangan dengan karyawan lainnya.
Kelompok besar kedua dalam
penilaian kinerja adalah metode yang berorientasi pada masa depan.
Pendekatan ini terfokus pada kinerja masa depan dengan mengevaluasi
potensi karyawan atau mempersiapkan tujuan kinerja masa depan. Ada
empat metode yang sering digunakan yaitu:
- Penilaian diri sendiri (Self appraisal). Karyawan melakukan penilaian terhadap dirinya sendiri dimana tujuan yang hendak dicapai adalah pengembangan diri.
- Manajemen berorientasi pada sasaran (Management by objective). erupakan proses penilaian yang melibatkan karyawan dan pimpinan untuk bersama-sama menentukan sasaran yang bisa dipakai sebagai pedoman dalam penilaian tersebut.
- Penilaian psikologis (Psychological appraisal). Penilaian ini biasanya dilakukan dengan wawancara mendalam (in depth interviews), tes psikologi, diskusi dengan penilai dan pengulasan kembali terhadap evaluasi yang lain oleh psikologi industri. Lalu psikolog akan mencatat penilaian tentang kepandaian, emosi, motivasi dan karakteristik-karaktenistik kerja yang terkait dan merupakan potensi individu dan dapat memprediksi kinerja di masa depan.
- Penilaian pusat (Assessment centers). Metode ini tidak mendasarkan pada penilaian satu psikologi saja, melainkan dengan format penilaian standarisasi yang dilaksanakan dalam berbagai tipe dan banyak penilaian.